Τι είναι το one-on-one meeting

Το one-on-one είναι η συνάντηση μεταξύ προϊσταμένου και άμεσου συνεργάτη. Όπως σημειώνει ο ειδικός στη δυναμική των συναντήσεων Steven Rogelberg στο CNBC Make It, «τα one-on-one μπορούν να αποτελέσουν το ισχυρότερο εργαλείο ηγεσίας για τους managers, για να εμπλέξουν, να ευθυγραμμίσουν και να χτίσουν δέσμευση στους ανθρώπους τους».

«Υπάρχει κάτι πολύ ισχυρό στο να “βλέπεις” πραγματικά τους ανθρώπους σου, να αφιερώνεις χρόνο για να κατανοήσεις τις δυσκολίες τους και να προσφέρεις ουσιαστική υποστήριξη», προσθέτει ο Rogelberg, Chancellor’s Professor στο Πανεπιστήμιο UNC Charlotte και συγγραφέας δύο βιβλίων για τη βελτίωση των συναντήσεων, μεταξύ αυτών και το Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings.

Το πρόβλημα των managers

Σύμφωνα με τον Rogelberg, «πολλοί managers οργανώνουν τα one-on-one με βάση τις δικές τους ανάγκες και όχι των εργαζομένων. Τα χρησιμοποιούν για έλεγχο της δουλειάς, ενώ αυτό δεν είναι ο σκοπός τους».

Το ιδανικό είναι να υπάρχει μια ευέλικτη και ελαφριά ατζέντα, που καθοδηγείται κυρίως από τον εργαζόμενο ή από κοινού με τον προϊστάμενο. Οι εργαζόμενοι καλό είναι να προσέρχονται προετοιμασμένοι με τα θέματα που θέλουν να συζητήσουν, ενώ οι managers μπορούν να θέτουν γενικές ερωτήσεις που λειτουργούν ως αφετηρία, αφήνοντας τον εργαζόμενο να καθοδηγήσει τη συζήτηση.

«Όσο περισσότερο συμμετέχει ο εργαζόμενος, τόσο πιο ξεκάθαρο γίνεται ότι η συνάντηση είναι για εκείνον — όχι για τον manager», σημειώνει ο Rogelberg.

Οφέλη των σωστά δομημένων one-on-one

Όταν γίνονται σωστά, τα one-on-one αυξάνουν την εμπλοκή και τη διακράτηση των εργαζομένων, ενώ μειώνουν τις καθημερινές διακοπές στη δουλειά, καθώς οι εργαζόμενοι συγκεντρώνουν τις απορίες τους για τη συγκεκριμένη συνάντηση — υπό την προϋπόθεση ότι ο manager προσφέρει πλήρη προσοχή.

«Όταν η συνάντηση είναι πραγματικά επικεντρωμένη στον εργαζόμενο και ο manager ακούει ουσιαστικά, τα οφέλη πολλαπλασιάζονται», λέει ο Rogelberg.

Σύμφωνα με έρευνες, οι εβδομαδιαίες συναντήσεις προσφέρουν τα καλύτερα αποτελέσματα. Τα οφέλη μειώνονται όταν η συχνότητα είναι ανά δύο εβδομάδες και ακόμη περισσότερο αν είναι πιο αραιή.

Ανεξαρτήτως συχνότητας, η συνέπεια είναι κρίσιμη. Οι συχνές ακυρώσεις στέλνουν το μήνυμα ότι ο εργαζόμενος δεν αποτελεί προτεραιότητα. «Δεν έχει να κάνει τόσο με τη διάρκεια, όσο με τη σταθερότητα», υπογραμμίζει ο Rogelberg. «Δεν χρειάζεται να είναι μεγάλες, αρκεί να είναι ουσιαστικές και αυθεντικές».